PUBLICATIE

Onderschat uw motiveringsplicht niet

Door Myrna Greven
Gepubliceerd op 16.07.2019

Motivering te vaag; laat het er niet te snel bij zitten!

Een aanbestedende dienst heeft tijdens een aanbesteding meerdere verplichtingen waaraan zij moet voldoen. Daar heeft mijn collega Erik Plas al eens een column over geschreven (zie hier).

Zo moet een aanbestedende dienst haar gunningsbeslissing motiveren, en wel zodanig dat het voor een afgewezen inschrijver redelijkerwijs mogelijk is de wijze te toetsen waarop de beoordeling heeft plaatsgevonden. De motiveringsplicht vloeit zowel voort uit het transparantiebeginsel als uit de Aanbestedingswet. De Rechtbank Amsterdam (ECLI:NL:RBAMS:2019:4206) heeft de Gemeente Amsterdam wat dat betreft laatst op de vingers getikt.

Wat was er aan de hand?

De Gemeente Amsterdam heeft een Europese aanbesteding “Scannen en Printen” uitgeschreven, waarbij zij de Best Value Benadering hanteerde. Xerox komt als beste partij uit de bus en de gemeente nodigt Xerox uit voor de concretiseringsfase. Ricoh is als “de nummer 2” geëindigd, maar begrijpt niet goed waarom. Ondanks verzoek daartoe blijft een behoorlijke motivering achterwege, waarna er voor Ricoh niets anders op zit dan een procedure bij de rechtbank te starten.

De rechtbank zet een aantal stappen. Allereerst oordeelt de rechtbank dat enige mate van subjectiviteit inherent is aan de beoordeling (zeker bij een Best Value methode). Dit staat op enigszins gespannen voet met de objectieve beoordelingssystematiek. Transparantie en gelijke behandeling dienen favoritisme en willekeur tegen te gaan.

Vervolgens oordeelt de rechtbank dat in het geval de beginselen van transparantie en gelijke behandeling onvoldoende tot hun recht dreigen te komen en het gevaar voor favoritisme en willekeur op de loer ligt, er ruimte is voor de rechter om in te grijpen. Dit is op zichzelf al vernieuwend. Doorgaans wordt een terughoudende maatstaf toegepast voor ingrijpen door een rechter, waardoor een inschrijver nog wel eens aan het kortste eind trekt.

Uiteindelijk oordeelt de rechtbank dat de door de gemeente gegeven motivering, namelijk dat bepaalde antwoorden en beschrijvingen door Ricoh niet SMART zijn onderbouwd, niet voldoet aan de motiveringseisen. Dit is te vaag en te algemeen. De beoordeling dient opnieuw plaats te vinden.

Welke lessen zijn er te trekken?

De aanbestedende dienst dient haar gunningsbeslissing direct en deugdelijk te motiveren, en wel met de concrete opgave van de relevante redenen. Is de motivering te algemeen en kan de wijze waarop de beoordeling heeft plaatsgevonden op onvoldoende wijze worden getoetst, dan heeft de inschrijver met dit vonnis een stok om mee te slaan, zo nodig in een gerechtelijke procedure. Laat het er dus niet te snel bij zitten bij een te algemeen geformuleerde motivering!

nAAR OVERZICHT PUBLICATIES >